Sistem Informasi Inventaris   1 comment

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Peranan informasi yang semakin mempengaruhi terhadap perkembangan kinerja manusia khususnya dalam bidang penganalisaan data, lebih-lebih komputer pada saat ini sudah bukan lagi hal yang tabu dan asing di tengah-tengah masyarakat. Komputer merupakan sarana untuk mengelolah data yang lebih akurat, dan daya tahannya untuk melakukan pemerosesan data dalam jumlah besar bisa dipertanggungjawabkan. Kini komputer telah dijadikan tekhnologi pokok dalam pengolahan data dan penyajian informasi. Sebuah instansi atau lembaga tidak akan terlepas dari persoalan inventori yang seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya kesalahan manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena tata letak yang tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya barang inventori yang menyebabkan pendataan barang inventaris tidak berjalan, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pemeliharaan barang yang harus dilakukan dengan tepat guna. Kesulitan-kesulitan tersebut di atas bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi. Tujuan utama pembuatan sistem ini adalah untuk mengatasi masalah kesulitan pengaturan barang secara manual serta meminimalkan kesalahan dalam pencatatan yang dilakukan secara manual. Aplikasi yang dihasilkan diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah yang timbul di sebuah instansi khususnya yang berkaitan dengan barang-barang inventaris. Pengujian sistem dilakukan dengan dua cara, oleh programmer dan user. Sehingga tidak hanya mudah untuk dikembangkan lebih lanjut ataupun disesuaikan untuk perusahaan yang berbeda tetapi juga memenuhi kualifikasi user friendly, mudah digunakan sekalipun dioperasikan oleh operator yang kurang berpengalaman. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang penulis paparkan di atas, rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi Inventaris MI NU 01 Al-Khairiyah Curah Jeru Panji Situbondo Berbasis Web agar pendataan inventaris lebih efektif dan efisien. C. Tujuan Penelitian Tujuan utama dari penelitian ini adalah merancang dan membangun Sistem Informasi Inventaris di MI NU 01 Al-Khairiyah sehingga pendataan inventaris lebih efektif dan efisien.   BAB II PEMBAHASAN A. Fitur-Fitur Sistem Dalam aplikasi sistem informasi sekolah ini dirancang agar dapat memenuhi kebutuhan yang berorientasi pada masalah inventaris. Permasalahan inventaris yang sering merepotkan pihak instansi, terkadang sering diabaikan hingga berlarut-larut. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membantu meminimalisir permasalahan mengenai inventaris yang sering terjadi. Fitur-fitur yang dapat didapat dalam sistem ini adalah: 1. Menu Admin Dalam menu admin ini yang dapat diakses adalah masalah manajemen user dan data master yang dibutuhkan ketika proses transaksi yang dikelola oleh staf administrasi dan menu-menu dalam halaman pengunjung. Gambar di atas adalah gambar dari salah satu dari menu yang ada dalam menu admin yaitu menu user. Menu ini adalah menu untuk membuat account untuk user dan memanej username dan password user yang terdaftar. Selain menu user terlihat menu-menu lain yang dibutuhkan untuk mengelola master yang dibutuhkan untuk transaksi staf administrasi. 2. Menu User / Staf Administrasi Menu user sendiri adalah menu yang hanya dapat diakses oleh staf administrasi, jadi jika seorang user tidak terdaftar sebagai staf administrasi tidak akan pernah bisa untuk mengakses halaman ini. Dalam halaman user / staf administrasi ini terdapat menu-menu yang beroperasi pada masalah inventaris, yaitu : a. Pengadaan Dalam menu pengadaan ini kita dapat mengentrikan data-data pengadaan atau lebih tepatnya usulan pengadaan barang inventaris. Entri data pengadaan ini dimaksudkan untuk mengetahui kapan pengadaan barang inventaris itu diadakan, yang tentunya dapat diketahui dengan adanya laporan tentang pengadaan barang inventaris tersebut.   b. Pendataan Transaksi pendataan ini digunakan untuk mendata barang inventaris dengan memandang nomor registrasi dari daftar pengadaan barang inventaris. transaksi ini dibuat untuk menghasilkan laporan tentang daftar inventaris barang secara universal.   c. Penggunaan Gambar di atas menunjukkan akan transaksi penggunaan barang inventaris. Pengentrian data penggunaan ini bertujuan untuk mengetahui sejak kapan barang inventaris itu mulai digunakan, yang tentunya juga akan menghasilkan sebuah laporan, yaitu laporan tentang daftar penggunaan barang inventaris. d. Peminjaman Semua daftar peminjaman dapat di entrikan dalam menu peminjaman ini. Transaksi ini yang mencatat data peminjaman yang pernah dilakukan oleh pihak sekolah atau guru yang ada. Transaksi ini akan mengahsilkan laporan mengenai daftar peminjaman barang inventaris. e. Inspeksi Dalam transaksi inspeksi ini yang dilakukan pihak staf administrasi adalah mengentrikan data keadaan barang inventaris setelah mengecek keadaan barang. Hal ini bertujuan untuk mengetahui data barang inventaris berdasarkan keadaan barangnya. Laporan yang dihasilkan adalah laporan inspeksi barang inventaris yang menyangkut keadaan barangnya. f. Pemeliharaan Dalam pemeliharaan ini yang dientrikan adalah data mengenai semua perbaikan yang dilakukan untuk pemeliharaan barang inventaris. Hal ini bertujuan untuk mengetahui berapa banyak barang inventaris yang dilakukan pemeliharaan. Laporan yang dihasilkan adalah laporan mengenai pemeliharaan barang inventaris. g. Pemusnahan Transaksi pemusnahan ini, yang dilakukan adalah pengentrian data pemusnahan barang inventaris yang sudah tidak layak pakai dan sudah tidak mungkin lagi untuk diperbaiki. Pengentrian data pemusnahan ini bertujuan untuk mengetahui laporan pemusnahan yang sudah dilakukan. 3. Menu Kepala Sekolah Dalam menu kepala sekolah ini, seorang kepala sekolah akan dapat mengetahui data dari setiap transaksi yang dientrikan. Kepala sekolah dapat menerima semua laporan mengenai barang inventaris dari sejak usulan pengadaannya sampai pemusnahan yang dilakukan. Tentunya untuk mengetahui itu seorang user harus masuk dengan hak akses sebagai kepala sekolah. Dari setiap laporan yang dapat dilihat oleh kepala sekolah, laporan-laporan tersebut juga dilihat previewnya serta juga dapat dicetak. Dari preview laporan di atas kita dapat mencetak laporan tersebut dengan cara mengklik kata print yang ada di pojok kiri priview tersebut. B. Instalasi Sistem 1. Persiapan Awal Program Untuk menjalankan aplikasi ini kita membutuhkan program aplikasi web yang memungkinkan client dapat berinteraksi langsung dengan server. Skrip-skrip program yang menggunakan bahasa pemrograman PHP tidak dapat dijalankan di client, sebab bahasa pemrograman PHP bersifat Server Side dan hanya dapat dijalankan di server. Oleh karena itu, untuk menjalankan program ini kita akan memakai memakai sebuah software yang dapat dijadikan server, dalam hal ini kita akan menggunakan AppServ sebagai server yang dapat menunjang bahasa pemrograman PHP.   a. Install Web Server Ikuti langkah-langkah instalasi AppServ hingga tahap akhir dari instalasi web server ini sebagaimana gambar berikut. b. Copy File Setelah instalasi web server selesai, langkah selanjutnya adalah copy file aplikasi ke folder www yang ada dalam AppServ. Setelah itu copy juga database ke folder data yang ada dalam folder MySQL di AppServ. Langkah ini tidak perlu dilakukan jika aplikasi yang dibuat diupload ke hosting yang telah dibuat. Caranya upload file aplikasi tersebut dalam [File Manager] server, tepatnya pada cPanel hosting, pilih menu [File Manager]. Untuk memudahkan archive dulu file tersebut. Kemudian pilih root dari server (public_html) lalu upload file yang telah diarchive tersebut. Jika semua file sudah terupload gunakan fasilitas [Extract] pada file manager untuk meng-extract semua file archive tersebut. Untuk mengimport database yang telah dibuat (localhost) ke server online. Pertama buat dulu database pada cPanel, pilih menu [MySQL Databases]. Kemudian buat database baru, beri nama sesuai keinginan. Kemudian buat user baru dari database tersebut. Setelah itu berikan user Privileges pada user tersebut, klik pada database yang telah dibuat, berikan centang pada [All Privileges]. Setelah itu masuk ke menu phpMyAdmin pada cPanel. Kemudian import archive database yang telah dibuat di localhost. Langkah yang terakhir setting kembali konfigurasi koneksi.php sesuai konfigurasi pada hosting tersebut.   2. Menjalankan Program Pertama-tama yang perlu diperhatikan dalam menjalankan aplikasi ini adalah : a. Pastikan di komputer kita telah terinstall browser, untuk menunjang aplikasi ini browser yang digunakan adalah Mozila FireFox 3.6. b. Jalankan browser c. Ketikkan di jendela browser “localhost/Proyek” maka akan tampil halam pengungunjung. Halaman pengunjung ini adalah halaman untuk guest, untuk mengetahui informasi tentang MI NU 01 Al-Khairiyah. d. Untuk masuk ke form login klik menu Login. Form ini adalah form untuk mengecek user yang akan mengelola content. e. Login Sebagai Admin Setelah melalui proses pengecekan username dan password, jika kita masuk sebagai admin maka kita akan masuk ke halaman admin dengan menu-menu yang disediakan untuk admin. f. Login Sebagai Staf Administrasi Jika username dan password yang kita masukkan adalah username dan password sebagai staf administrasi, maka kita akan masuk ke halaman staf administrasi dengan menu-menu transaksi yang berkaitan dengan inventaris. g. Login Sebagai Kepala Sekolah Ketika kita login sebagai kepala sekolah, menu-menu yang ditampilkan adalah menu-menu tentang laporan transaksi dari staf administrasi. Tujuaannya adalah agar kepala sekolah dapat mengetahui semua tentang barang inventaris. Catatan : untuk dapat masuk ke dalam sistem kita harus tau username dan password masing-masing user. Untuk itu lihat daftar username dan password di bawah ini. Administrator Username : admin Password : aidye Staf administrasi: Username : joko Password : 123 Kepala Sekolah Username : kasek Password : sekolah   BAB III PENUTUP A. Simpulan Berpijak pada penglolaan data yang ada, maka sistem terkomputerisasi sangatlah penting guna menyelesaikan permasalahan yang ada di lembaga tersebut. Kesimpulan yang dapat diambil dari perancangan sistem informasi inventaris ini adalah : 1. Keefisiensinan proses pendataan inventaris yang dilakukan oleh pihak sekolah masih belum maksimal. Sehingga untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan tenaga yang mampu memaksimalkan sistem yang sudah terkomputerisasi, agar dapat meng-efisiensi waktu dan bisa mendapatkan informasi secara cepat, tepat, akurat, dan relevan. 2. Penggunaan Sistem Informasi Inventaris yang berbasis web diharapkan mampu mengatasi permasalahan-permasalahan pendataan inventaris. 3. Dengan adanya sistem Informasi ini diharapkan tidak terjadi keterlambatan dalam pendataan ataupun pembuatan laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. B. Saran-saran Adapun saran-saran yang dapat diberikan dalam penelitian ini agar didapatkan hasil yang maksimal adalah : 1. Meningkatkan Sumber daya manusia guna menghadapi perubahan-perubahan sistem lama yang kurang efisien, karena era globalisasi ini hampir semua pekerjaan diselesaikan dengan sistem baru yang lebih mutakhir. 2. Pengoperasian sistem ini hendaknya dilakukan oleh user yang kompeten di dalamnya dan memahami sistem kerja yang lama, sehingga lebih mudah dalam menjalankan sistem yang baru ini. 3. Dalam megoperasikan sistem ini hendaknya mengikuti langkah-langkah yang telah dibuat agar tidak terjadi kesalahan.

Posted 23 Maret 2011 by tenggir in Makalah, Teknik Informatika

One response to “Sistem Informasi Inventaris

Subscribe to comments with RSS.

  1. Siiiiiieeeep mantabbb

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: